Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Zwei Rollen

Für Praxen, Besucher der Webseite und die Abrechnung ist Vantero Tec SL Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Für die Daten der Kundinnen und Kunden einer Praxis (Anamnese, Messwerte, Speisepläne, Protokolle, Nachrichten) ist die jeweilige Praxis Verantwortliche. Vantero Tec SL verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag der Praxis als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird mit jeder Praxis geschlossen.

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung der Coaching-Software erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem spanischen Datenschutzgesetz (LOPDGDD) und – für Praxen in Deutschland – dem BDSG.

Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Sie werden nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung oder zur Gesundheitsvorsorge und -versorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. a und h DSGVO) verarbeitet und vor dem Speichern verschlüsselt (siehe Abschnitt 10).

3. Welche Daten wir verarbeiten

Bei Registrierung und Nutzung durch eine Praxis

• Name der Praxis, Anschrift, Kontaktdaten, Logo, Berater/in mit Foto
• Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Hash) der Benutzer, Rolle in der Praxis
• Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung, Rechnungstexte (für die Rechnungen der Praxis an ihre Kundinnen und Kunden)
• Abonnement, Testzeitraum, Zahlungsverlauf (Zahlungsdaten selbst liegen beim Zahlungsdienstleister)
• Zugriffsprotokoll: wer wann welche Kundenakte geöffnet hat

Daten der Kundinnen und Kunden einer Praxis (im Auftrag der Praxis)

• Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, E-Mail, Telefon
• Gesundheitsdaten: Anamnese (Anlass, Ziele, Diagnosen, Medikamente, Unverträglichkeiten, Gewohnheiten), Messwerte, Laborwerte, Ernährungsprotokolle mit Fotos, Planung, Speisepläne, Empfehlungen
• Nachrichten zwischen Praxis und Kundin bzw. Kunde samt Anhängen
• Termine, Kursteilnahmen, Anwesenheiten, Bescheinigungen, Rechnungen
• Einwilligungen und deren Zeitpunkt

Bei Nutzung der Webseite

• IP-Adresse, Browsertyp und -version, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite (Server-Logdaten)
• Technisch notwendiges Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung
• Kundenbereich („Mein Bereich“): Cookie „nb_kunde“ mit dem verschlüsselten Zugangstoken, 12 Monate, damit das Gerät angemeldet bleibt; kein Tracking

4. Zweck und Rechtsgrundlage

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des Praxiskontos, Testzeitraum, Abonnement, Abrechnung, Support
• Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO): Speicherung und Verarbeitung der Kundendaten einer Praxis nach deren Weisung
• Gesundheitsversorgung (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO) und Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO): Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch die Praxis im Rahmen der Ernährungsberatung und -therapie
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten, Behandlungsdokumentation nach § 630f BGB
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit der Anwendung (Logdaten, Sperre nach Fehlversuchen, Zugriffsprotokoll), Verbesserung der Software
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Nutzung des KI-Assistenten, Zusendung von Produktinformationen

5. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn dies für den Betrieb der Software erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht:

• Hosting: Betrieb der Server und Datenbanken durch einen Hosting-Anbieter als Auftragsverarbeiter
• Zahlungsdienstleister (Stripe): Abwicklung der Abonnementzahlungen per Karte oder SEPA; Kartendaten werden ausschließlich bei Stripe verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert
• E-Mail-Versand: Zustellung von Benachrichtigungen (z. B. „Nachricht lesen", Kundenformular, Rechnungen) über einen E-Mail-Dienstleister; die E-Mails enthalten keine Gesundheitsdaten, sondern nur einen Link
• KI-Assistent (Anthropic): nur wenn die Praxis den Assistenten einschaltet, siehe Abschnitt 9
• Weiterleitungsserver für Videotermine (Contabo GmbH, Deutschland): nur wenn keine direkte Verbindung zustande kommt, siehe Abschnitt 12
• Push-Dienste der Browser- und Gerätehersteller: nur wenn Mitteilungen im Kundenbereich eingeschaltet sind, verschlüsselt und ohne Gesundheitsdaten, siehe Abschnitt 13
• Behörden: auf Anordnung zuständiger Behörden

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU findet nur statt, wenn der Dienstleister angemessene Garantien nach Art. 46 DSGVO bietet (Standardvertragsklauseln).

6. Speicherdauer

• Praxiskonto: bis zur Löschung durch die Praxis. Kommt nach dem kostenlosen Testzeitraum kein Vertrag zustande, werden die Praxis und alle darin gespeicherten Daten 30 Tage nach Testende automatisch gelöscht (Erinnerung sieben Tage vorher). Nach einer Kündigung bleiben die Daten 30 Tage für den Export erhalten und werden dann gelöscht
• Behandlungsdokumentation der Kundinnen und Kunden: 10 Jahre nach Abschluss der Beratung (§ 630f BGB), danach Löschung oder Anonymisierung durch die Praxis
• Rechnungen: 10 Jahre (§ 147 AO) bzw. nach spanischem Steuerrecht für die Abonnementrechnungen
• Kundenlinks (Formular, Nachrichten, Protokoll): 60 Tage ab der letzten Praxisnachricht, danach ungültig
• Kurs-Teilnehmerlinks: bis sieben Monate nach Kursende (Messpunkt „nach 6 Monaten“ der Evaluation)
• Verbindungsdaten von Videoterminen: 2 Stunden; der Videoraum selbst wird 30 Tage nach dem Termin gelöscht
• Server-Logdaten: maximal 30 Tage

7. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15): über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung (Art. 16): unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17): sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung (Art. 18) der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Praxen können ihre Daten und die Akten ihrer Kundinnen und Kunden jederzeit exportieren
• Widerspruch (Art. 21) gegen die Verarbeitung
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Kundinnen und Kunden einer Praxis wenden sich für Auskunft, Export oder Löschung an ihre Praxis; die Software stellt der Praxis dafür fertige Funktionen bereit. Für alle übrigen Anliegen: hello@nutri.place.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für den Betreiber ist dies die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es; Betroffene in Deutschland können sich auch an die Landesdatenschutzbehörde ihres Bundeslandes wenden.

8. Cookies

Die Software setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit Sie nach der Anmeldung eingeloggt bleiben. Es enthält keine personenbezogenen Daten und wird beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung gelöscht. Es werden keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies eingesetzt; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

9. Externe Dienste und KI-Assistent

Zahlungsabwicklung

Abonnementzahlungen werden über Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) abgewickelt. Beim Bezahlen werden Sie auf eine Stripe-Seite geleitet; Kartendaten gelangen nicht auf unsere Server. Wir erhalten nur Status, Betrag und Zeitpunkt der Zahlung.

KI-Assistent

Eine Praxis kann einen KI-Assistenten einschalten, der Tagesvorschläge für Speisepläne erstellt, Protokolltexte in Mahlzeiten umsetzt, Rezepte aus Text oder Foto importiert und Fragen zur Bedienung beantwortet. Dafür werden fachliche Angaben (z. B. Kalorienziel, Vorlieben, Protokolltexte, Nährwerte) zusammen mit Alter und Geschlecht an Anthropic Ireland Ltd. übermittelt und auf Servern in den USA verarbeitet (Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Lädt eine Kundin oder ein Kunde ein Foto eines Laborbefunds hoch, kann die Praxis die Laborwerte vom KI-Assistenten auslesen lassen. Vorher schwärzt die Praxis auf dem Bild Name, Geburtsdatum, Anschrift und Patientennummern; übermittelt wird nur das geschwärzte Bild. Die ausgelesenen Werte sind ein Vorschlag, den die Praxis prüft.

Name, Geburtsdatum, Anschrift und Kontaktdaten werden nicht übermittelt; Namen in Freitexten werden vorher automatisch ersetzt. Die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Praxis holt für die Nutzung die ausdrückliche Einwilligung ihrer Kundinnen und Kunden ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und kann den Assistenten jederzeit in den Einstellungen abschalten.

E-Mail-Versand

Benachrichtigungen werden über einen E-Mail-Dienstleister versendet. Sie enthalten keine Gesundheitsdaten, sondern nur einen Link, über den die Kundin oder der Kunde die Inhalte verschlüsselt abruft.

10. Verschlüsselung

Transport

Alle Verbindungen sind SSL/TLS-verschlüsselt (erkennbar an „https://" in der Adressleiste). Daten, die Sie übermitteln, können unterwegs nicht von Dritten mitgelesen werden.

Speicherung

Gesundheitsdaten, Nachrichten und Protokollfotos werden vor dem Speichern mit einem praxiseigenen Schlüssel verschlüsselt (AES-256-GCM). Der Schlüssel ist an das Passwort der Fachkraft gebunden und liegt nicht im Klartext auf dem Server. Auch der Betreiber und Datenbank-Sicherungen sehen daher nur Geheimtext. Assistenzzugänge einer Praxis erhalten den Schlüssel nicht und können keine Gesundheitsdaten lesen.

11. Kundenlinks ohne Konto

Kundinnen und Kunden einer Praxis benötigen kein Konto. Kundenformular, Nachrichten und Ernährungsprotokoll öffnen sich über einen persönlichen Link, den die Praxis per E-Mail versendet. Jeder Link trägt einen eigenen Schlüssel, ist zeitlich begrenzt (60 Tage, verlängert sich mit jeder Praxisnachricht) und lässt sich von der Praxis jederzeit erneuern.

• Kundenformular: Antworten werden im Browser mit dem Link-Schlüssel verschlüsselt und erst in der Praxis mit dem Praxis-Schlüssel gelesen
• Nachrichten: Antworten der Kundin bzw. des Kunden werden versiegelt übertragen; die Praxis wird per E-Mail nur informiert, dass eine Antwort vorliegt
• Ernährungsprotokoll: Einträge und Fotos werden mit dem Link-Schlüssel verschlüsselt abgelegt; Fotos dienen der Praxis zur Einschätzung der Portionen und werden nicht an Dritte weitergegeben

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Kundin bzw. des Kunden gegenüber der Praxis (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und der Behandlungsvertrag mit der Praxis (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

12. Videotermine

Praxen können Termine als Videotermin direkt in nutri.place führen. Die Kundin oder der Kunde tritt über einen persönlichen Link aus der Einladungsmail oder über den Kundenbereich bei, ohne zusätzliche Software. Der Raum öffnet 15 Minuten vor Beginn und schließt zwei Stunden nach dem Ende des Termins. Wer eingeladen wurde, erhält etwa 15 Minuten vor Beginn eine Erinnerung per E-Mail mit dem Link.

Verschlüsselung und keine Aufzeichnung

Bild und Ton werden per WebRTC Ende-zu-Ende verschlüsselt (DTLS-SRTP) und gehen direkt von Browser zu Browser. Wir sehen und speichern keine Bild- oder Tondaten. Gespräche werden nicht aufgezeichnet; einen Chat gibt es nicht.

Verarbeitete Daten

• IP-Adressen und technische Verbindungsdaten (Netzwerkadressen, Verschlüsselungsparameter), die beide Browser für den Aufbau austauschen. Diese Daten laufen über unseren Server und werden nach zwei Stunden gelöscht
• Zeitpunkt des Beitritts, damit die Praxis sieht, dass jemand im Videoraum wartet, sowie ein Eintrag im Zugriffsprotokoll der Praxis

Weiterleitungsserver

Lässt eine Firewall keine direkte Verbindung zu, leitet ein Weiterleitungsserver (TURN) der Contabo GmbH in Deutschland die verschlüsselten Pakete weiter. Er sieht dabei die IP-Adressen, aber keine Inhalte. Die Zugangsdaten dafür gelten nur für den jeweiligen Termin und sind zeitlich begrenzt.

Verantwortlich für den Videotermin ist die jeweilige Praxis; wir handeln als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist der Behandlungs- oder Beratungsvertrag mit der Praxis (Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

13. Check-ins und Mitteilungen

Praxen können im Kundenbereich regelmäßige Check-ins einrichten, etwa jede Woche. Das ist ein kurzer Fragebogen zu Gewicht, Umsetzung des Speiseplans, Sättigung, Energie, Schlaf, Befinden und Bewegung mit drei freien Fragen. Die Antworten werden beim Absenden mit dem öffentlichen Schlüssel der Praxis versiegelt und sind nur mit dem Praxis-Schlüssel lesbar.

Mitteilungen aufs Gerät (Web Push)

Im Kundenbereich lassen sich Mitteilungen einschalten, zum Beispiel bei einer neuen Nachricht, einem fälligen Check-in, am Vortag eines Termins oder kurz vor einem Videotermin. Eingeschaltet werden sie nur auf ausdrücklichen Wunsch, ausschalten geht jederzeit unter „Mehr“ oder in den Einstellungen des Geräts. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst des Browser- bzw. Geräteherstellers (zum Beispiel Google, Apple, Mozilla oder Microsoft), dessen Server auch außerhalb der EU stehen können. Wir speichern dafür die Empfangsadresse des Geräts, zwei technische Schlüssel und die Browserkennung. Der Inhalt jeder Mitteilung ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und enthält keine Gesundheitsdaten, nur einen Hinweis wie „Sie haben eine neue Nachricht“ und den Namen der Praxis. Beim Abmelden des Geräts, beim Sperren oder Erneuern des Zugangs löschen wir die Empfangsadresse.

Rechtsgrundlage für Check-ins ist der Behandlungs- oder Beratungsvertrag mit der Praxis (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO), für Mitteilungen die Einwilligung durch das Einschalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

14. Dokumente aus dem Kundenbereich

Kundinnen und Kunden können ihrer Praxis im Kundenbereich Unterlagen schicken, etwa Blutbilder, Laborwerte oder Arztbriefe, als PDF oder Foto. Erlaubt sind PDF-Dateien und Fotos bis zur angezeigten Größe; andere Dateiarten lehnen wir ab.

• Verschlüsselung: Jede Datei wird beim Hochladen mit dem öffentlichen Schlüssel der Praxis versiegelt und nur so gespeichert, ebenso Dateiname und Notiz. Öffnen kann sie nur die Praxis mit ihrem Schlüssel; wir als Betreiber können den Inhalt nicht lesen.
• Fotos: Vor dem Speichern werden Fotos neu gespeichert. Dabei entfallen eingebettete Angaben wie Aufnahmeort, Zeitpunkt und Kameramodell.
• Löschen: Solange die Praxis ein Dokument noch nicht geöffnet hat, kann die Kundin oder der Kunde es im Kundenbereich löschen. Danach gehört es zur Behandlungsdokumentation der Praxis, die nach § 630f BGB zehn Jahre aufzubewahren ist; löschen kann es dann die Praxis.
• Protokoll: Hochladen und Öffnen werden im Zugriffsprotokoll der Praxis vermerkt. Die Praxis erhält eine E-Mail ohne Dateiname und Inhalt.

Verantwortlich ist die jeweilige Praxis; wir handeln als Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Kundin oder des Kunden gegenüber der Praxis (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und der Behandlungsvertrag (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO).

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: November 2026